КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ: РИСКИ ОРГАНИЗАЦИИ И ЗАЩИТА БЕЗОПАСНОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ

1. КАДРОВЫЙ АУДИТ В ОРГАНИЗАЦИИ

Порядок проведения кадрового аудита

• Цели проведения кадрового аудита. 
• Проверочные листы ГИТ как инструмент для кадрового аудита и подготовки к проверкам надзорных органов.
• Правовые последствия и ответственность за отсутствие и нарушения в документах, обязательных для ведения кадрового делопроизводства. 
• Оформление процедуры проведения внутреннего аудита и закрепление его результатов.
• Устранение ошибок. Разработка плана по исправлению найденных нарушений.

Проводим проверку:

• Внутренние локальные нормативные акты.
• Правила внутреннего трудового распорядка. 
• Возможные ошибки в регулировании режима рабочего времени и времени отдыха.
• Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. 

Оформление трудовых отношений с работниками

• Личное дело, состав документов, ведение личных дел.
• Трудовой договор. Обязательные условия трудового договора. Положения трудового договора, отражающие права работника. Порядок закрепления заработной платы, трудовой функции. Условия труда на рабочем месте. Порядок определения  вредных факторов. Режим и учет рабочего времени. Срочные трудовые договоры, законность их заключения, обоснования срока. Внесение изменений и дополнений в трудовой договор. Типичные ошибки в трудовом договоре. 
• Оформление личной карточки работника по форме Т-2. Заполнение личной карточки работника по форме Т-2, внесение изменений, порядок кодирования сведений. Порядок ведения воинского учета. Заполнение раздела по отпускам. Архивные требования. Оформление листов нетрудоспособности. Расчет страхового стажа. Порядок заполнения оборотной стороны.
• Трудовая книжка. Порядок приема трудовой книжки. Записи, внесенные работодателем. Исправление ошибок, допущенных при заполнении трудовой книжки. Порядок хранения трудовой книжки. Трудовая книжка при дистанционной работе. Выдача трудовой книжки работникам на руки. О поэтапном переходе на электронные трудовые книжки.
• Соблюдение трудового законодательства по отпускам. Оформление и соблюдение графика отпусков. Оформление приказов на отпуск. Наличие задолженности по отпускам. Штрафные санкции за нарушения в предоставлении работникам  ежегодных отпусков. Компенсация отпуска при увольнении. 
• Режим работы. Оформление табеля учета рабочего времени. Установление ненормированного рабочего дня. Привлечение к сверхурочной работе, привлечение к работе в выходные и праздничные дни. 
• Соблюдение законодательства по оплате труда. Штатное расписание. Внесение изменений в различных ситуациях. Анализ документов о премировании. Положение по оплате труда.

Соблюдение законодательства по защите персональных данных

• Локальный акт о порядке работы с персональными данными и политике организации в отношении обработки и защиты персональных данных. 
• Согласие работника на обработку персональных данных. 
• Организация хранения и доступа к документам. 
• Передача сведений третьим лицам и публичное разглашение. 

Соблюдение законодательства в сфере регистрационной системы

• Обязательные журналы регистрации и их оформление.
• Журналы учета по трудовым книжкам. 
• Журналы учета по командировкам.
• Журнал учета проведения проверок. 

Архивное хранение кадровых документов

• Требования к формированию дел, сроки их хранения.
• Административная ответственность за нарушение архивного законодательства. 
• Штрафы надзорных органов за несоблюдение требований ТК РФ. 

2. ПРОВЕРКИ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ НАДЗОРНЫМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ

Государственный надзор и контроль в области применения трудового законодательства

• Органы государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства. Полномочия и компетенция Государственной инспекции труда по контролю за соблюдением законодательства о труде. Совместные проверки с органами исполнительной власти РФ.
• Основания, периодичность, процедура проведения комплексных, тематических, целевых, повторных, внеплановых проверок. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда. Основание и повод для внеплановой проверки. Сроки и порядок уведомления работодателей. За какой период требуется предоставление документов в плановой проверке ГИТ.
• Нормативные правовые акты, регламентирующие порядок осуществления контроля и надзора за соблюдением трудового законодательства. Изменения в законодательстве по проведению проверок ГИТ и Роскомнадзора. Применение риск-ориентированного подхода при организации проверок ГИТ. Проверочные листы ГИТ – новая форма контроля. Приказ Роструда № 655 от 10.11.2017. 
• Права и обязанности государственного инспектора, работодателя, сотрудника отдела кадров при проведении проверок. Расширение полномочий инспекторов Роструда.

Порядок проведения проверок соблюдения трудового законодательства

• Документация, подлежащая предъявлению при проверке: основные требования.
• Порядок взаимодействия проверяемых с надзорными органами в ходе проверок.
• Требования, предъявляемые Государственной инспекцией труда к кадровой документации. 
• Основные нарушения, выявляемые в ходе проверок, проводимых Государственной инспекцией труда. 
• Оформление результатов проверки. 
• Журнал учета проверок.

Подготовка к проверке Государственной инспекцией труда и Роскомнадзора

• Проверочные листы (чек-листы) как инструмент подготовки к предстоящей проверке.
• Документы компании, подлежащие проверке. Личные дела работников. Что можно хранить в личном деле работника. Трудовой договор. Основные нарушения работодателя при заключении трудового договора. 
• Оплата труда. Возможные нарушения, связанные с нарушением сроков выплаты заработной платы, премии, надбавок, доплат. Ответственность бухгалтера организации за допущенные нарушения. Федеральный закон от 03.07.2016 № 272-ФЗ. 
• Охрана труда и специальная оценка условий труда. Что именно проверяет ГИТ в сфере соблюдения законодательства по охране труда работников. Контроль надзорных органов, связанный с выявлением дискриминации инвалидов при трудоустройстве, обеспечением доступности специальных рабочих мест и условий труда. 
• Профессиональные стандарты. Как повлияло введение Профстандартов на содержание проверок и санкции, применяемые к юридическим и должностным лицам по итогам проверки.
• Соблюдение работодателями правовых норм, связанных с медицинскими осмотрами и психиатрическим освидетельствованием работников. 
• Персональные данные. Проверки надзорными органами соблюдения требований Федерального закона от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных». 

Санкции, применяемые к юридическим и должностным лицам за нарушение норм действующего законодательства по итогам проверки 

• Материальная, административная, уголовная ответственности работодателя, угроза дисквалификации руководителя организации за нарушение законодательства. 
• Ответственность за непредоставление сведений (информации), неповиновение законному распоряжению должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), воспрепятствование законной деятельности надзорных органов.  
• Как свести к минимуму риски работодателя и должностных лиц организаций. Защита прав работодателя, оспаривание результатов проверки, порядок обжалования предписания, постановления о привлечении к ответственности: основания и сроки.